CENTRO DE REHABILITACIÓN EN ADICCIONES EN BOGOTÁ
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La Mejor Salud Mental, Emocional & Espiritual de las Américas
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales constituye el marco institucional mediante el cual la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL establece los principios, procedimientos, responsabilidades y mecanismos aplicables al tratamiento de datos personales, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes. Aplica al tratamiento de datos personales de usuarios, colaboradores, voluntarios, contratistas, proveedores, donantes y demás titulares, incluyendo datos personales sensibles relacionados con la salud física, mental, emocional y espiritual de los titulares.
Nota de confidencialidad
Este documento es de obligatorio cumplimiento para directivos, colaboradores, contratistas, voluntarios y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales bajo responsabilidad de la Fundación.
Su contenido podrá ser actualizado cuando se produzcan modificaciones legales, regulatorias, tecnológicas o institucionales que hagan necesaria su revisión, garantizando en todo momento el respeto por los derechos de los titulares de la información y el principio de responsabilidad demostrada (Accountability) previsto en el régimen colombiano de protección de datos personales.
Información general
Razón social: FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL
NIT: 900.217.716-2
Documento: Política de Tratamiento de Datos Personales
Código: PTDP-001
Versión: 2.0
Fecha de emisión: 9 de julio de 2026
Responsable: Representante Legal – Carla Andrea Jaramillo Ortiz
Vigencia: Hasta su actualización
1.1. Objeto
El presente capítulo tiene por objeto establecer el control documental de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL, garantizando la trazabilidad de sus modificaciones, la identificación de las versiones emitidas, las aprobaciones correspondientes y la vigencia de cada actualización.
Toda modificación a esta política deberá obedecer a cambios normativos, organizacionales, tecnológicos, operativos o a la implementación de mejores prácticas en materia de protección de datos personales, debiendo quedar debidamente documentada mediante el presente registro de versiones.
1.2. Historial de Versiones
Versión 1.0 (05/05/2015): Emisión inicial de la Política de Tratamiento de Datos Personales. Elaboró: Fundación Función Futuro. Revisó: Dirección. Aprobó: Representante Legal.
Versión 2.0 (09/07/2026): Actualización integral de la política conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y adecuación a los procesos actuales de la Fundación relacionados con el tratamiento de datos personales sensibles derivados de la prestación de servicios de salud mental, emocional, espiritual, atención psicológica, psiquiátrica y programas de rehabilitación. Se incorporan nuevos procedimientos para consultas y reclamos, tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, medidas de seguridad de la información, transferencias nacionales e internacionales de datos, conservación documental y fortalecimiento del modelo de cumplimiento en protección de datos personales. Elaboró: Audit & Co. Latam ACL Auditores S.A.S. Revisó: Dirección Ejecutiva. Aprobó: Representante Legal.
1.3. Control de Aprobaciones
La presente política deberá ser revisada y aprobada por la Representante Legal de la Fundación antes de su entrada en vigencia. Cualquier modificación posterior deberá seguir el mismo procedimiento de revisión, aprobación y divulgación institucional.
Elaboró: Audit & Co. Latam ACL Auditores S.A.S. — 09/07/2026
Revisó: Dirección Ejecutiva
Aprobó: Carla Andrea Jaramillo Ortiz — Representante Legal
1.4. Control de Distribución
La versión vigente de esta Política será publicada a través de los canales oficiales definidos por la Fundación y estará disponible para consulta por parte de los titulares de la información, colaboradores, contratistas, voluntarios y demás grupos de interés.
Se entenderá como versión oficial únicamente aquella que se encuentre aprobada por la Representante Legal y publicada en los medios institucionales autorizados.
Las versiones anteriores serán conservadas como parte del sistema de gestión documental de la Fundación, exclusivamente para efectos de consulta histórica, auditoría, trazabilidad y cumplimiento normativo, sin que puedan ser utilizadas para la aplicación de procedimientos vigentes.
1.5. Frecuencia de Revisión
La presente Política será objeto de revisión, como mínimo, una (1) vez cada dos (2) años, o antes de dicho término cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias:
Expedición o modificación de normas relacionadas con la protección de datos personales.
Cambios en la estructura organizacional de la Fundación.
Implementación de nuevos procesos o tecnologías que impliquen tratamiento de datos personales.
Cambios en las finalidades del tratamiento de la información.
Requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad competente.
Identificación de riesgos que hagan necesaria la actualización de la presente política.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objetivo establecer los lineamientos, principios, procedimientos y responsabilidades que rigen el tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, conservados y suprimidos por la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL, en desarrollo de sus actividades misionales, asistenciales, académicas, administrativas, contractuales y de apoyo.
Esta política busca garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y controlar la información que haya sido recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos administrados por la Fundación, asegurando que dicho tratamiento se realice con observancia de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada (Accountability), conforme a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales.
De manera especial, la presente política establece las medidas necesarias para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales sensibles relacionados con la salud física, mental, emocional y espiritual de los usuarios y beneficiarios de los programas desarrollados por la Fundación, así como de la información correspondiente a colaboradores, voluntarios, profesionales de la salud, contratistas, proveedores, donantes y demás titulares cuyos datos sean objeto de tratamiento.
Así mismo, esta política tiene como finalidad fortalecer la cultura institucional de protección de datos personales, promover la adopción de buenas prácticas en materia de privacidad y seguridad de la información, prevenir riesgos derivados del tratamiento inadecuado de los datos personales y demostrar el compromiso permanente de la Fundación con el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias aplicables, generando confianza en sus usuarios, aliados estratégicos, autoridades y demás grupos de interés.
La presente Política aplica a todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, rectificación, organización, conservación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier otra operación que implique el tratamiento de datos personales realizado por la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL, en desarrollo de su objeto social y de las actividades que ejecuta en cumplimiento de su misión institucional.
Las disposiciones contenidas en esta política son de obligatorio cumplimiento para todos los directivos, administradores, miembros de los órganos de dirección, colaboradores, empleados, contratistas, voluntarios, practicantes, profesionales de la salud, consultores, proveedores, aliados estratégicos y cualquier persona natural o jurídica que, por razón de sus funciones o de la relación contractual o legal existente con la Fundación, tenga acceso a datos personales o participe en cualquiera de las etapas del tratamiento de la información.
Igualmente, la presente política aplica al tratamiento de los datos personales de los diferentes grupos de interés de la Fundación, incluyendo, entre otros:
Usuarios y beneficiarios de los programas y servicios ofrecidos por la Fundación.
Padres, madres, acudientes o representantes legales de niños, niñas y adolescentes cuando corresponda.
Familiares o personas autorizadas por los titulares.
Colaboradores, empleados y exempleados.
Aspirantes a procesos de selección.
Miembros de los órganos de administración y dirección.
Voluntarios y cooperantes.
Profesionales de la salud vinculados o que presten servicios a la Fundación.
Contratistas y subcontratistas.
Proveedores de bienes y servicios.
Donantes, patrocinadores y benefactores.
Aliados estratégicos y entidades con las cuales la Fundación desarrolle proyectos o programas conjuntos.
Visitantes de las instalaciones físicas.
Usuarios de los canales digitales, página web institucional, redes sociales y demás plataformas tecnológicas administradas por la Fundación.
La presente política comprende el tratamiento de todas las categorías de datos personales administradas por la Fundación, incluyendo datos públicos, semiprivados, privados y datos personales sensibles, especialmente aquellos relacionados con la salud física, mental, emocional y espiritual de los titulares, información clínica o terapéutica, datos biométricos cuando sean recolectados, información socioeconómica, académica, laboral y cualquier otra información necesaria para el adecuado desarrollo de las actividades institucionales.
Así mismo, esta política resulta aplicable a las bases de datos administradas directamente por la Fundación, así como a aquellas cuyo tratamiento sea realizado por terceros en calidad de Encargados del Tratamiento, cuando actúen por cuenta de la Fundación en virtud de contratos, convenios o cualquier otro instrumento jurídico que implique el acceso a datos personales.
Las disposiciones aquí previstas serán aplicables tanto a los tratamientos realizados mediante medios físicos como electrónicos, automatizados o manuales, incluyendo los sistemas de información, plataformas tecnológicas, aplicaciones, servicios en la nube, herramientas de comunicación, archivos físicos, registros administrativos y cualquier otro medio utilizado para la gestión de información personal.
La presente política será aplicable durante todo el ciclo de vida de los datos personales, desde su recolección hasta su eliminación o anonimización, de conformidad con las finalidades autorizadas por los titulares, los principios establecidos en la legislación colombiana y las obligaciones legales de conservación de la información.
La presente Política se fundamenta en las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias que regulan el derecho fundamental al habeas data, la protección de los datos personales y la privacidad de la información en Colombia, así como en aquellas normas especiales aplicables a la prestación de servicios relacionados con la salud, el bienestar y la atención integral de las personas.
4.1. Constitución Política de Colombia
Artículo 15: consagra el derecho fundamental al habeas data, a la intimidad personal y familiar y al buen nombre, estableciendo que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas.
Artículo 20: relativo al derecho a recibir información veraz e imparcial, garantizando el respeto por la intimidad y la protección de la información personal.
Artículo 74: reconoce el derecho de acceso a los documentos públicos, con las limitaciones establecidas por la ley para proteger la información reservada y los datos personales.
4.2. Ley 1581 de 2012
Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales. Constituye el régimen general de protección de datos personales en Colombia y establece los principios, derechos, deberes y obligaciones que regulan el tratamiento de la información personal por parte de responsables y encargados del tratamiento.
4.3. Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25. Compila la reglamentación aplicable al régimen general de protección de datos personales y desarrolla aspectos relacionados con: la autorización para el tratamiento, el aviso de privacidad, los derechos de los titulares, los procedimientos para consultas y reclamos, la transferencia y transmisión de datos personales y las medidas de responsabilidad de los responsables y encargados del tratamiento.
4.4. Ley 1266 de 2008
En los eventos en que resulte aplicable, particularmente respecto del tratamiento de información financiera, comercial, crediticia o relacionada con obligaciones económicas de colaboradores, contratistas, proveedores o terceros.
4.5. Ley 1751 de 2015
Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud. El tratamiento de la información relacionada con la salud deberá observar los principios de confidencialidad, dignidad humana, autonomía y respeto por los derechos de los usuarios.
4.6. Ley 23 de 1981
Normas en materia de Ética Médica. Se garantizará la reserva profesional y la confidencialidad de la información clínica conforme a esta ley.
4.7. Resolución 1995 de 1999
Normas para el manejo de la Historia Clínica. La elaboración, administración, custodia y conservación de la historia clínica es responsabilidad exclusiva del profesional tratante debidamente autorizado. La Fundación no administra ni custodia historias clínicas; cuando tenga conocimiento incidental de información relacionada con ellas, observará las disposiciones de confidencialidad y reserva establecidas en dicha normativa.
4.8. Ley 1098 de 2006
Código de la Infancia y la Adolescencia. Cuando el tratamiento involucre datos de niños, niñas y adolescentes, se garantizará la protección reforzada, velando por el interés superior del menor.
4.9. Código de Comercio y Código Civil Colombiano
En lo pertinente, la Fundación dará cumplimiento a las disposiciones relacionadas con la conservación de documentos, la responsabilidad contractual y extracontractual y las obligaciones derivadas de las relaciones jurídicas que impliquen el tratamiento de datos personales.
4.10. Circulares, Guías y Lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio
La Fundación adoptará las recomendaciones y lineamientos emitidos por la SIC como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, especialmente los relacionados con el principio de Responsabilidad Demostrada, la gestión del riesgo, la implementación de programas integrales de gestión de datos, la seguridad de la información, la atención de consultas y reclamos y las buenas prácticas para responsables y encargados.
4.11. Jurisprudencia y doctrina administrativa
La interpretación y aplicación de la presente política tendrá en consideración los criterios orientadores emitidos por la Corte Constitucional en materia de habeas data e intimidad, así como la doctrina, conceptos, guías y circulares expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.12. Demás normas concordantes
La presente política se interpretará y aplicará de conformidad con las demás disposiciones que regulen el tratamiento de datos personales. En caso de modificación, derogatoria o expedición de nuevas normas, la Fundación actualizará la presente política.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva o suprime en desarrollo de sus actividades institucionales.
En tal calidad, la Fundación es responsable de garantizar que el tratamiento se realice de manera lícita, transparente, segura y conforme a las finalidades previamente informadas y autorizadas por los titulares, adoptando las medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales necesarias para proteger la información.
5.1. Información del Responsable del Tratamiento
Razón social: FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL
NIT: 900.217.716-2
Naturaleza jurídica: Entidad sin ánimo de lucro – Fundación
Domicilio principal: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 13 No. 102-28, Chicó, Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico para protección de datos: funcionfuturo@hotmail.com
Página web: www.funcionfuturo.org
Teléfono de contacto: +57 601 5255439 / +57 316 5362141
Representante Legal: Carla Andrea Jaramillo Ortiz
5.2. Funciones del Responsable del Tratamiento
Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data.
Solicitar y conservar la autorización otorgada por los titulares cuando esta sea requerida.
Informar de manera clara, suficiente y previa las finalidades para las cuales serán tratados los datos personales.
Adoptar medidas técnicas, administrativas, jurídicas y organizacionales para proteger la información.
Garantizar la confidencialidad de la información personal tratada por la Fundación.
Atender oportunamente las consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando resulte procedente.
Informar a los Encargados del Tratamiento sobre las obligaciones derivadas de la presente política y verificar su cumplimiento.
Implementar mecanismos de mejora continua del sistema institucional de protección de datos.
Cumplir las demás obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen.
5.3. Canal para el ejercicio de derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información, revocar la autorización, presentar consultas o formular reclamos a través de los canales oficiales habilitados por la Fundación. Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos legales y mediante procedimientos que aseguren la protección de la identidad del titular y la confidencialidad de la información.
Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones, fundamentadas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para que la Fundación lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular mediante la cual se informa la existencia de las políticas de tratamiento, las finalidades, los derechos del Titular y los mecanismos para acceder a la información.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, cualquiera sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato Público: El calificado como tal por la ley o la Constitución, así como aquel que no sea semiprivado, privado o sensible (estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público).
Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada únicamente es relevante para su Titular.
Dato Semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y cuyo conocimiento puede interesar tanto al Titular como a un determinado sector o grupo.
Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye, entre otros: salud física, salud mental, diagnósticos médicos, psicológicos o psiquiátricos, historia clínica, información terapéutica, consumo de sustancias psicoactivas, información genética, datos biométricos, convicciones religiosas o filosóficas conocidas en el marco de la atención y orientación espiritual suministrada voluntariamente por el Titular. Su tratamiento se realizará bajo medidas reforzadas de confidencialidad y seguridad.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. Para esta política, es la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, registro, organización, almacenamiento, conservación, consulta, uso, actualización, modificación, rectificación, circulación, transmisión, transferencia, bloqueo, supresión, eliminación y destrucción.
Transferencia de Datos Personales: Envío de datos a un Responsable ubicado dentro o fuera del territorio colombiano, quien actuará como Responsable de manera independiente.
Transmisión de Datos Personales: Comunicación de datos a un Encargado para que los procese por cuenta del Responsable, dentro o fuera del territorio nacional.
Historia Clínica: Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos y asistenciales y demás procedimientos. Solo podrá ser consultada por las personas autorizadas por la ley.
Información Clínica: Conjunto de datos relacionados con la condición física, mental, emocional, psiquiátrica, psicológica o terapéutica del usuario, independientemente de que hagan o no parte de una historia clínica formal.
Profesional de la Salud: Persona natural legalmente habilitada para prestar servicios de salud (médicos, psiquiatras, psicólogos, terapeutas ocupacionales, trabajadores sociales, enfermeros y demás).
Atención Extramural: Prestación de servicios profesionales, asistenciales, terapéuticos, educativos o de acompañamiento realizada fuera de las instalaciones físicas de la Fundación.
Anonimización: Proceso técnico mediante el cual un dato personal es transformado de forma irreversible para impedir la identificación del Titular.
Seudonimización: Tratamiento mediante el cual la información deja de poder atribuirse a un Titular específico sin utilizar información adicional que permanece separada y protegida.
Incidente de Seguridad de la Información: Evento real o potencial que compromete la confidencialidad, integridad, disponibilidad o autenticidad de los datos personales.
Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): Compromiso institucional mediante el cual la Fundación adopta políticas, procedimientos, controles y mecanismos orientados a garantizar y demostrar el cumplimiento permanente de la normativa sobre protección de datos personales.
La Fundación desarrollará todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales con estricta observancia de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables.
7.1. Principio de Legalidad
El tratamiento constituye una actividad reglada que deberá sujetarse en todo momento a la Constitución, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas. Ningún tratamiento podrá realizarse al margen de las disposiciones legales vigentes.
7.2. Principio de Finalidad
El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al Titular. La Fundación únicamente tratará la información necesaria para el cumplimiento de su objeto social. Los datos no serán utilizados para fines incompatibles con aquellos que motivaron su recolección.
7.3. Principio de Libertad
El tratamiento solo podrá realizarse con la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones legales. La Fundación se abstendrá de obtener o tratar datos mediante prácticas engañosas o coercitivas.
7.4. Principio de Veracidad o Calidad
La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La Fundación adoptará mecanismos razonables para mantener la información actualizada y corregirá oportunamente los datos cuando el Titular lo solicite.
7.5. Principio de Transparencia
La Fundación garantizará el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones indebidas, información sobre la existencia de datos, las finalidades y los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.
7.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida
Los datos únicamente podrán ser tratados por las personas autorizadas o legitimadas conforme a la ley. La información no estará disponible en medios de acceso público. La Fundación implementará controles de acceso físico y lógico.
7.7. Principio de Seguridad
La Fundación adoptará las medidas técnicas, administrativas, jurídicas, organizacionales y humanas necesarias para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada. Las medidas serán proporcionales a la naturaleza de la información y al nivel de riesgo, con especial protección a los datos sensibles.
7.8. Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la Fundación.
7.9. Principio de Necesidad y Proporcionalidad
La Fundación únicamente recolectará y tratará los datos estrictamente necesarios. No se solicitará información excesiva, irrelevante o desproporcionada.
7.10. Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)
La Fundación implementará políticas, procedimientos, controles internos y mecanismos de mejora continua para demostrar el cumplimiento efectivo de la normativa, promoviendo una cultura de prevención de riesgos y protección de la privacidad.
7.11. Principio de Privacidad desde el Diseño y por Defecto
Al implementar nuevos procesos, tecnologías, plataformas o proyectos, la Fundación incorporará desde su diseño medidas orientadas a proteger la privacidad y, por defecto, recolectará solo la información estrictamente necesaria.
7.12. Principio de Protección Reforzada de Datos Sensibles
El tratamiento de datos relacionados con la salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica o espiritual se realizará bajo estándares reforzados de confidencialidad, seguridad y acceso restringido, adoptando medidas para prevenir cualquier forma de discriminación o estigmatización.
7.13. Principio de Temporalidad
Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, atender obligaciones legales o ejercer la defensa de los derechos de la Fundación. Vencidos los términos, la información será eliminada, anonimizada o archivada.
7.14. Principio de Buena Fe
Todas las actuaciones se desarrollarán bajo criterios de lealtad, diligencia, ética, transparencia y respeto por los derechos fundamentales de los Titulares.
La Fundación podrá recolectar, almacenar, usar, actualizar, consultar, transmitir, transferir, conservar y suprimir diferentes categorías de datos personales, conforme a las finalidades informadas y a las autorizaciones otorgadas.
8.1. Datos de Identificación
Nombres y apellidos; tipo y número de documento de identidad; fecha y lugar de nacimiento; nacionalidad; estado civil cuando resulte necesario; fotografía; firma manuscrita o electrónica; registro civil, tarjeta de identidad o documento equivalente cuando aplique.
8.2. Datos de Contacto
Dirección de residencia; ciudad y departamento; teléfonos fijo y móvil; correo electrónico; dirección para notificaciones; persona de contacto en caso de emergencia.
8.3. Datos Socioeconómicos
Nivel de ingresos; estrato socioeconómico; composición del núcleo familiar; ocupación; nivel educativo; situación laboral; condiciones de vulnerabilidad. Se tratan cuando resulten necesarios para el desarrollo de programas, procesos de caracterización o acceso a beneficios institucionales.
8.4. Datos Laborales
Hoja de vida; formación académica; experiencia profesional; referencias laborales; certificaciones; información contractual; afiliaciones al Sistema de Seguridad Social; evaluaciones de desempeño; registros de capacitación.
8.5. Datos Académicos
Nivel de escolaridad; títulos obtenidos; certificados académicos; participación en cursos, talleres o diplomados; resultados de procesos de formación.
8.6. Datos Financieros, Bancarios, Contables y Tributarios
Cuentas bancarias, certificaciones financieras, datos para pagos, información tributaria, facturación, donaciones, aportes, registros contables y demás información necesaria para la gestión administrativa y financiera. Cuando el tratamiento recaiga sobre información regulada por la Ley 1266 de 2008, se garantizará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y utilizada únicamente para las finalidades autorizadas.
8.7. Datos Sensibles
Información sobre salud física y mental; diagnósticos psicológicos, psiquiátricos, historias clínicas y evoluciones clínicas conocidas solo incidentalmente en el marco de la coordinación administrativa (sin que la Fundación los administre o custodie); valoraciones interdisciplinarias; información terapéutica; tratamientos médicos; discapacidad; consumo o tratamiento de sustancias psicoactivas; resultados de pruebas de detección de sustancias psicoactivas y alcohol practicadas por la Fundación en desarrollo de sus protocolos internos de convivencia y seguridad (como categoría diferenciada de la historia clínica); datos biométricos para autenticación o seguridad; y creencias espirituales, religiosas o filosóficas suministradas voluntariamente por el titular.
8.8. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
Se tratan cuando respondan al interés superior del menor y respeten sus derechos fundamentales, observando la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y el Código de la Infancia y la Adolescencia.
8.9. Datos Biométricos
Fotografía; imagen facial; huella dactilar; grabaciones de voz; registros audiovisuales. Se consideran sensibles y reciben tratamiento reforzado.
8.10. Datos Audiovisuales
Imágenes, fotografías, grabaciones de audio o video con fines institucionales, de seguridad, académicos, científicos, investigativos, de divulgación o memoria institucional, obteniendo las autorizaciones correspondientes cuando sean requeridas.
8.11. Datos de Navegación y Medios Electrónicos
Dirección IP; tipo de navegador; sistema operativo; cookies; identificadores de dispositivos; registros de acceso; fecha y hora de navegación; información técnica necesaria para la seguridad de las plataformas.
8.12. Datos de Terceros Relacionados con el Titular
Información de familiares, acudientes, representantes legales, contactos de emergencia o personas autorizadas por el titular, cuando resulte necesario para la prestación de los servicios o atender emergencias.
8.13. Tratamiento Diferenciado de Datos Sensibles
Los datos relacionados con la salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica y espiritual constituyen información especialmente protegida. La Fundación adoptará medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido, observando los principios de dignidad humana, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad, reserva profesional y respeto por la autonomía del titular.
9.1. Regla General
La Fundación reconoce que los datos sensibles gozan de protección reforzada. Los tratará únicamente cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de sus finalidades institucionales, observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, necesidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad. El tratamiento se realizará para finalidades legítimas, previamente informadas al titular o a su representante legal, con acceso restringido al personal autorizado.
9.2. Definición de Datos Sensibles
Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (art. 5, Ley 1581 de 2012). Podrán tratarse, entre otros: salud física y mental; diagnósticos médicos, psicológicos y psiquiátricos; historia clínica; evoluciones clínicas; valoraciones interdisciplinarias; información terapéutica; tratamientos médicos y psicológicos; procesos de rehabilitación o recuperación; discapacidad; consumo o tratamiento de sustancias psicoactivas; datos biométricos; información sobre la vida sexual cuando sea pertinente para el proceso terapéutico; y creencias religiosas, filosóficas o espirituales suministradas voluntariamente.
9.3. Finalidades del Tratamiento de Datos Sensibles
Prestación de servicios de atención psicológica, psiquiátrica, emocional, espiritual o terapéutica.
Realización de valoraciones interdisciplinarias.
Formulación, ejecución y seguimiento de planes de intervención, rehabilitación o acompañamiento.
Atención integral de usuarios y beneficiarios.
Protección de la vida o la integridad física o mental del titular o de terceros.
Verificación del cumplimiento del reglamento interno de convivencia en materia de consumo de sustancias psicoactivas y alcohol, mediante pruebas de detección, cuando resulte necesario para la seguridad del usuario y de la comunidad del programa.
Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, contractuales o judiciales.
Desarrollo de programas de investigación, educación o estadística, previa anonimización o seudonimización cuando proceda.
Demás finalidades autorizadas por el titular y compatibles con la misión institucional.
9.4. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles
Se solicitará autorización previa, expresa e informada, salvo los casos en que la ley permita su tratamiento sin autorización. Se informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles (salvo deber legal o contractual), cuáles datos serán tratados, las finalidades específicas, los derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos. Cuando el titular sea un niño, niña o adolescente, la autorización la otorgará su representante legal, respetando su autonomía progresiva y su derecho a ser escuchado.
9.5. Medidas Especiales de Protección
Acceso restringido exclusivamente al personal autorizado.
Suscripción de acuerdos de confidencialidad.
Controles de autenticación y gestión de perfiles de acceso.
Protección de archivos físicos y electrónicos.
Copias de seguridad cuando resulten necesarias.
Protocolos para el almacenamiento y conservación segura.
Procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad.
Capacitación permanente del personal.
9.6. Reserva Profesional y Confidencialidad
Los profesionales de la salud, colaboradores, voluntarios, contratistas y demás personas con acceso a datos sensibles estarán obligados a guardar estricta reserva y confidencialidad, obligación que subsistirá aun después de finalizada la relación con la Fundación, salvo divulgación exigida por autoridad competente o autorizada por el titular.
9.7. Prohibición de Tratamientos Incompatibles
La Fundación se abstendrá de utilizar los datos sensibles para finalidades distintas de las que motivaron su recolección. En ningún caso se utilizarán para generar discriminación, estigmatización o exclusión.
9.8. Transferencia y Transmisión de Datos Sensibles
Únicamente cuando exista fundamento legal o contractual, se garantice el cumplimiento de la legislación colombiana y el tercero implemente medidas de seguridad equivalentes o superiores. Se suscribirán los instrumentos jurídicos necesarios.
9.9. Responsabilidad Institucional
La Fundación adoptará un enfoque preventivo basado en la gestión de riesgos, la mejora continua y el principio de responsabilidad demostrada, con mecanismos de supervisión, control y actualización permanente de sus procedimientos.
10.1. Principio General
Los datos personales de niños, niñas y adolescentes gozan de protección especial. Su tratamiento se realizará con estricto cumplimiento de la Constitución, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1098 de 2006, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas. La Fundación únicamente los tratará cuando sea necesario para el desarrollo de su objeto social, la prestación de sus servicios, la ejecución de programas o el cumplimiento de obligaciones legales.
10.2. Criterios para el Tratamiento
Que responda y respete el interés superior del niño, niña o adolescente.
Que asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Que sea estrictamente necesario para la prestación de los servicios o el desarrollo de programas.
Que exista autorización previa, expresa e informada del padre, madre o representante legal, cuando la ley lo exija.
Que se garantice el derecho del menor a ser escuchado, atendiendo su grado de madurez.
10.3. Finalidades del Tratamiento
Prestación de servicios de atención psicológica, psiquiátrica, emocional, espiritual y terapéutica.
Valoración interdisciplinaria y seguimiento de procesos terapéuticos.
Ejecución de programas de prevención, promoción, educación y bienestar.
Coordinación con padres, acudientes, representantes legales o entidades competentes.
Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o judiciales.
Demás finalidades compatibles con la misión institucional e informadas al representante legal.
10.4. Autorización para el Tratamiento
Será otorgada por quien ejerza la patria potestad, la representación legal o la custodia del menor. Cuando el desarrollo, edad y madurez del menor lo permitan, la Fundación le informará el tratamiento mediante un lenguaje claro y comprensible y tendrá en cuenta su opinión, conforme al principio de autonomía progresiva.
10.5. Datos Sensibles de Menores de Edad
Cuando el servicio implique el tratamiento de datos sensibles de menores (salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica o terapéutica), la Fundación adoptará medidas reforzadas de protección, confidencialidad y seguridad, con acceso restringido a profesionales de la salud y personal autorizado.
10.6. Derechos de los Menores y de sus Representantes
A través de sus representantes legales, podrán conocer los datos objeto de tratamiento; solicitar su actualización, rectificación o corrección; solicitar la supresión cuando proceda; revocar la autorización (salvo deber legal o contractual); y presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos.
10.7. Medidas Especiales de Protección
Acceso restringido; protocolos de confidencialidad; protección reforzada de la información administrativa; capacitación permanente del personal; gestión de riesgos; y medidas para prevenir el acceso, uso, modificación o divulgación no autorizada.
10.8. Prohibición de Uso Inadecuado
La Fundación no utilizará estos datos para finalidades distintas de las autorizadas ni con fines discriminatorios, comerciales o publicitarios que afecten la dignidad, el desarrollo integral, la intimidad o los derechos de los menores.
10.9. Compromiso Institucional
La Fundación reafirma su compromiso con la protección integral de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, bajo criterios de ética, confidencialidad, seguridad, respeto por la dignidad humana e interés superior del menor.
La Fundación tratará los datos personales de sus grupos de interés para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas, directamente o por terceros que actúen como Encargados del Tratamiento.
11.1. Finalidades Generales
Identificar plenamente a los titulares y mantener actualizadas las bases de datos.
Cumplir obligaciones legales, regulatorias y estatutarias.
Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
Gestionar las relaciones jurídicas, contractuales, académicas, asistenciales y administrativas.
Implementar medidas de seguridad física, lógica y administrativa; gestionar riesgos institucionales.
Adelantar auditoría, control interno y gestión de calidad.
Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos; realizar procesos estadísticos y de mejora continua.
Gestionar programas de responsabilidad social, investigación y desarrollo institucional.
11.2. Usuarios y Beneficiarios
Adelantar admisión, registro y caracterización; prestar atención emocional, espiritual y de acompañamiento integral; prestar atención psicológica y psiquiátrica mediante profesionales autorizados; realizar valoraciones interdisciplinarias; diseñar, ejecutar y evaluar planes de intervención; coordinar remisiones; programar citas y seguimientos; realizar atención presencial, virtual o extramural; gestionar procesos administrativos; implementar programas de prevención y promoción en salud mental; y garantizar la continuidad y calidad de los servicios.
11.3. Padres, Madres, Acudientes y Representantes Legales
Gestionar autorizaciones; coordinar procesos asistenciales; informar sobre la evolución de los tratamientos cuando corresponda; gestionar aspectos administrativos; y atender solicitudes, consultas y reclamaciones.
11.4. Colaboradores, Aspirantes, Practicantes y Voluntarios
Selección y contratación; verificación de referencias; estudios de seguridad cuando procedan; administración del talento humano; afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social; pago de salarios, honorarios y prestaciones; evaluación de desempeño; formación y capacitación; bienestar laboral; gestión disciplinaria; y cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad y salud en el trabajo.
11.5. Contratistas, Proveedores y Aliados Estratégicos
Evaluar propuestas; gestionar procesos de contratación; celebrar, ejecutar y liquidar contratos; realizar pagos; verificar cumplimiento de obligaciones contractuales y tributarias; gestionar auditorías; administrar la relación; y evaluar la calidad de bienes y servicios.
11.6. Donantes, Cooperantes y Patrocinadores
Gestionar donaciones y aportes; ejecutar convenios de cooperación; cumplir obligaciones legales y tributarias; presentar informes financieros y de gestión; mantener comunicación institucional; reconocer públicamente los aportes cuando exista autorización; y fortalecer las relaciones de cooperación.
11.7. Eventos, Programas y Actividades Institucionales
Inscripción y participación; control de asistencia; expedición de certificados; gestión logística; registro fotográfico y audiovisual; divulgación institucional cuando exista autorización; y evaluación de impacto de los programas.
11.8. Página Web, Plataformas Digitales y Redes Sociales
Gestionar formularios de contacto; atender solicitudes de información; mejorar la experiencia de navegación; garantizar la seguridad informática; administrar cookies; desarrollar estadísticas de uso; difundir información institucional; promover campañas educativas y de bienestar; y gestionar campañas de publicidad digital pagada (pauta) y generación de contactos (leads) a través de plataformas como Meta (Facebook e Instagram), incluyendo la redirección de los interesados a canales de mensajería institucional como WhatsApp.
11.9. Seguridad de las Instalaciones
Proteger la integridad de las personas; garantizar la seguridad de las instalaciones; proteger los bienes de la Fundación; prevenir fraudes o incidentes; y apoyar investigaciones internas o requerimientos de autoridades.
11.10. Investigación, Estadística y Mejoramiento Institucional
Elaborar indicadores de gestión; desarrollar estudios estadísticos; evaluar programas; diseñar estrategias de mejoramiento; y realizar investigaciones científicas o académicas. Cuando sea posible, la información será previamente anonimizada o seudonimizada.
11.11. Cumplimiento Legal y Regulatorio
Dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias; atender requerimientos de autoridades; cumplir obligaciones contables, tributarias y laborales; ejercer la defensa judicial y extrajudicial; y gestionar auditorías internas y externas.
11.12. Comunicaciones Institucionales
Informar sobre la prestación de servicios; confirmar citas y actividades; enviar información administrativa; comunicar cambios institucionales; compartir campañas de prevención, promoción y educación; y enviar boletines institucionales, respetando el derecho del titular a solicitar su suspensión.
11.13. Otras Finalidades Compatibles
Otras finalidades compatibles con las descritas, siempre que sean acordes con la relación existente, no contravengan la legislación, sean previamente informadas cuando corresponda y se cuente con autorización del titular cuando la ley lo exija.
La FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL garantiza el respeto y protección de los derechos de los titulares de los datos personales que sean objeto de tratamiento, conforme a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la materia.
Los titulares, o quienes se encuentren legalmente legitimados para actuar en su nombre, podrán ejercer los siguientes derechos:
12.1. Derecho a Conocer
Conocer la existencia del tratamiento y acceder de manera gratuita a la información que repose en las bases de datos de la Fundación.
12.2. Derecho a Actualizar
Solicitar la actualización de sus datos cuando hayan sufrido modificaciones o ya no reflejen su situación actual.
12.3. Derecho a Rectificar
Solicitar la corrección de los datos cuando sean inexactos, incompletos, erróneos, desactualizados o induzcan a error.
12.4. Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización
Solicitar evidencia de la autorización otorgada, salvo cuando la ley permita el tratamiento sin autorización.
12.5. Derecho a Ser Informado
Solicitar información sobre las finalidades del tratamiento, el uso dado a los datos, las categorías tratadas, los terceros con quienes se haya compartido la información y las medidas generales de protección.
12.6. Derecho a Revocar la Autorización
Solicitar la revocatoria cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida. La solicitud será analizada conforme a la legislación vigente y a las obligaciones legales de conservación.
12.7. Derecho a Solicitar la Supresión de los Datos
Solicitar la eliminación cuando el tratamiento no respete los principios y garantías legales, haya desaparecido la finalidad o proceda legalmente. No procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservación.
12.8. Derecho a Presentar Consultas y Reclamos
Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos mediante los canales habilitados. La Fundación responderá dentro de los términos legales.
12.9. Derecho a Presentar Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Presentar quejas ante la SIC cuando considere vulnerados sus derechos, una vez agotados los mecanismos internos cuando sea procedente.
12.10. Derecho a la Confidencialidad
Exigir que la información sea tratada con estricta confidencialidad, especialmente los datos sensibles relacionados con la salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica o espiritual.
12.11. Derecho a la Seguridad de la Información
Exigir la implementación de medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger sus datos.
12.12. Derecho a No Autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles
Salvo los casos previstos por la ley, el titular tiene derecho a no suministrar ni autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando sea necesario para la prestación del servicio, será informado previamente sobre las consecuencias de la negativa.
12.13. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes
Serán ejercidos por sus padres o representantes legales, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado. Todo tratamiento responderá al interés superior del niño.
12.14. Ejercicio de los Derechos
Podrán ejercerlos: el titular; sus causahabientes (acreditando dicha calidad); el representante legal o apoderado; el representante legal de menores; y demás personas autorizadas por la ley. La Fundación podrá solicitar documentos para verificar la identidad o legitimación.
12.15. Gratuidad del Ejercicio de los Derechos
Será gratuito, sin perjuicio de los costos de reproducción, envío o certificación que excepcionalmente puedan generarse. La Fundación no impondrá cargas injustificadas.
12.16. Compromiso Institucional
La Fundación promoverá una cultura de respeto por los derechos de los titulares, adoptando procedimientos internos y medidas de mejora continua para garantizar el ejercicio efectivo del hábeas data.
La Fundación cumplirá, entre otros, los siguientes deberes:
13.1. Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data
Permitir que los titulares conozcan, actualicen, rectifiquen y, cuando proceda, soliciten la supresión de sus datos.
13.2. Obtener la autorización del titular
Solicitar y conservar la autorización previa, expresa e informada, salvo los casos exceptuados por la ley.
13.3. Informar la finalidad del tratamiento
Informar de manera clara, suficiente y comprensible las finalidades, los derechos del titular y los mecanismos para ejercerlos.
13.4. Conservar prueba de la autorización
Mantener evidencia de las autorizaciones para efectos de auditoría o requerimientos de autoridad competente.
13.5. Garantizar la calidad de la información
Adoptar medidas razonables para que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
13.6. Implementar medidas de seguridad
Adoptar medidas técnicas, administrativas, físicas, organizacionales y jurídicas proporcionales al nivel de riesgo, especialmente con datos sensibles.
13.7. Garantizar la confidencialidad
Velar porque todas las personas que intervengan en el tratamiento mantengan la reserva, aun después de terminada la relación.
13.8. Atender consultas, peticiones y reclamos
Implementar procedimientos internos para recibir, gestionar y responder oportunamente.
13.9. Actualizar y rectificar la información
Actualizar, corregir o rectificar cuando proceda y comunicar dichas modificaciones a los Encargados.
13.10. Tramitar solicitudes de supresión y revocatoria
Atender las solicitudes procedentes cuando no exista deber legal o contractual de conservación.
13.11. Informar sobre incidentes de seguridad
Adoptar procedimientos para identificar, gestionar y documentar incidentes, implementando acciones correctivas.
13.12. Supervisar a los Encargados del Tratamiento
Verificar que los terceros cumplan la legislación, la presente política y los contratos suscritos.
13.13. Capacitar al personal
Promover programas permanentes de capacitación y sensibilización.
13.14. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada (Accountability)
Implementar mecanismos de gestión, seguimiento y mejora continua que permitan demostrar el cumplimiento efectivo.
13.15. Revisar y actualizar la política
Revisar periódicamente la política frente a cambios normativos, tecnológicos u organizacionales.
13.16. Cumplir las demás obligaciones legales
Dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones de la SIC y demás disposiciones.
Compromiso Institucional
La Fundación asume la protección de los datos personales como componente esencial de su gobierno institucional y de su compromiso con la ética, la transparencia y el respeto por los derechos fundamentales.
14.1. Autorización del Titular
La Fundación solicitará la autorización previa, expresa e informada, salvo los casos exceptuados por la ley. La autorización es la manifestación libre, específica, inequívoca e informada mediante la cual el Titular acepta el tratamiento para las finalidades informadas. Antes de otorgarla, el Titular conocerá: la identidad y datos de contacto del Responsable; las finalidades específicas; el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores; los derechos que le asisten; los canales para ejercerlos; y la presente Política.
14.2. Formas de Obtener la Autorización
Por cualquier medio que permita su consulta posterior y demostrar el consentimiento: formularios físicos firmados; formularios electrónicos; plataformas digitales; sitio web; correo electrónico; firma manuscrita, electrónica o digital; grabaciones de voz; sistemas biométricos cuando la ley lo permita; mensajes de datos; aplicaciones móviles; y cualquier otro medio tecnológico que conserve prueba.
14.3. Contenido de la Autorización
Como mínimo: identificación del Responsable; identificación del Titular cuando proceda; finalidades del tratamiento; referencia a la presente Política; indicación de los derechos del Titular; y manifestación expresa de voluntad.
14.4. Conservación de la Autorización
Se conservará evidencia durante el tiempo necesario para acreditar el cumplimiento de las obligaciones legales, en medios físicos, electrónicos o digitales que garanticen su integridad, disponibilidad y autenticidad.
14.5. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles
Se solicitará una autorización expresa y específica, informando que no está obligado a autorizarla (salvo obligación legal o indispensabilidad para la prestación del servicio), cuáles datos serán tratados, las finalidades y las medidas generales de protección.
14.6. Autorización para el Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
Otorgada por quien ejerza la patria potestad, la representación legal o la custodia, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado. El tratamiento responderá al interés superior del menor.
14.7. Casos en los que No se Requiere Autorización
Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
Información requerida por entidad pública o autoridad administrativa en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, protegiendo la identidad de los titulares.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
14.8. Revocatoria de la Autorización
El Titular podrá revocarla en cualquier momento, siempre que no exista deber legal, contractual o judicial que obligue a continuar el tratamiento o conservar la información. Cuando proceda, la Fundación cesará el tratamiento respecto de las finalidades para las cuales fue solicitada.
14.9. Actualización de la Autorización
Cuando la Fundación pretenda usar los datos para finalidades diferentes o incompatibles, solicitará una nueva autorización, salvo habilitación legal.
Compromiso Institucional
La obtención de las autorizaciones se realizará bajo criterios de transparencia, libertad, buena fe y respeto por la autonomía de los titulares, conservando las evidencias correspondientes.
15.1. Derecho a Presentar Consultas
Los titulares o quienes se encuentren legalmente legitimados podrán presentar consultas para: conocer si la Fundación trata sus datos; acceder a la información; solicitar información sobre las finalidades; obtener copia de la autorización cuando proceda; conocer las categorías almacenadas; solicitar información sobre terceros a quienes se haya transmitido o transferido la información; y formular cualquier consulta relacionada.
15.2. Personas Legitimadas para Presentar Consultas
El titular; sus causahabientes (acreditando la calidad); el representante legal; el apoderado facultado; los representantes legales de menores; y demás personas autorizadas por la ley. La Fundación podrá solicitar documentación para verificar identidad y legitimación.
15.3. Canales de Atención
Correo electrónico: funcionfuturo@hotmail.com
Dirección física: Carrera 13 No. 102-28, Chicó, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: +57 601 5255439 / +57 316 5362141
Página web: www.funcionfuturo.org
Las consultas deberán contener: nombre completo del titular; tipo y número de documento; datos de contacto; descripción clara de la consulta; y documentos que acrediten la representación cuando corresponda.
15.4. Radicación y Registro
Toda consulta será registrada asignándole un número de radicado y fecha de recepción. Podrá utilizarse el formato institucional (Anexo G) o cualquier otro medio que permita registrar la solicitud.
15.5. Verificación de la Solicitud
La Fundación verificará la identidad del solicitante, su legitimación, la suficiencia de la información y la existencia de los datos. Si la información es insuficiente, podrá requerir al interesado para complementarla.
15.6. Término para Resolver las Consultas
Máximo diez (10) días hábiles desde la recepción. Cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento las razones de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial (art. 14, Ley 1581 de 2012).
15.7. Respuesta a la Consulta
Emitida por el área o funcionario competente, con lenguaje claro, completo y comprensible. Podrá suministrarse por el mismo medio del solicitante o por otro canal autorizado, garantizando la confidencialidad. Cuando implique datos sensibles o información reservada, se adoptarán medidas adicionales de verificación de identidad.
15.8. Consultas Relacionadas con Datos Sensibles
Cuando la consulta recaiga sobre datos sensibles o información de salud cuya administración corresponda a un profesional independiente, la Fundación orientará al titular para que sea atendida por el profesional responsable o quien tenga la custodia. Cuando la Fundación tenga acceso a información de salud, únicamente la tratará dentro del ámbito de sus competencias.
15.9. Registro y Conservación
La Fundación conservará evidencia de las consultas y respuestas durante el tiempo necesario, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad.
15.10. Cuadro Resumen del Procedimiento
Recepción y radicación de la consulta — Área responsable de Protección de Datos — Día de recepción.
Verificación de identidad y legitimación — Área responsable de Protección de Datos — Dentro del trámite.
Análisis de la consulta — Área competente — Según la complejidad del caso.
Respuesta al titular — Fundación — Máximo diez (10) días hábiles.
Prórroga excepcional — Fundación — Hasta cinco (5) días hábiles adicionales, informando previamente al titular.
15.11. Mejora Continua
La Fundación realizará seguimiento periódico a las consultas para identificar oportunidades de mejora y garantizar una atención oportuna, transparente y eficiente. Anexo relacionado: Anexo G — Formato para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares (PQR).
16.1. Derecho a Presentar Reclamos
Los titulares o legitimados podrán presentar reclamos cuando consideren que: la información debe ser corregida, actualizada o suprimida; exista presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 o la presente Política; se haya realizado un tratamiento contrario a las finalidades autorizadas; o se haya vulnerado alguno de sus derechos.
16.2. Personas Legitimadas para Presentar Reclamos
El titular; sus causahabientes; el representante legal; el apoderado facultado; los representantes legales de menores; y demás personas autorizadas por la ley.
16.3. Contenido del Reclamo
Como mínimo: nombre completo del titular; tipo y número de documento; datos de contacto; descripción clara de los hechos; identificación de los datos objeto de inconformidad cuando sea posible; documentos o pruebas de soporte; y firma del titular o representante cuando aplique. Se pondrá a disposición el Formato Institucional (Anexo G), sin perjuicio de otros medios que permitan recepción y trazabilidad.
16.4. Canales de Atención
Correo electrónico: funcionfuturo@hotmail.com
Dirección física: Carrera 13 No. 102-28, Chicó, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: +57 601 5255439 / +57 316 5362141
Página web: www.funcionfuturo.org
16.5. Verificación de Requisitos
Cuando el reclamo esté incompleto, se requerirá al interesado para subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido, sin perjuicio de presentar una nueva solicitud.
16.6. Registro del Reclamo
Cuando cumpla los requisitos, se registrará en los sistemas internos. Si se refiere a información en una base de datos, se identificará con la leyenda “Reclamo en trámite”, que permanecerá hasta su resolución definitiva.
16.7. Trámite del Reclamo
El área responsable analizará los hechos, verificará la información y, cuando sea necesario, solicitará concepto a las áreas competentes. Cuando involucre datos sensibles, historias clínicas o información reservada, solo accederán los funcionarios autorizados.
16.8. Término para Resolver el Reclamo
Máximo quince (15) días hábiles desde el día hábil siguiente a la recepción. Cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.
16.9. Decisión del Reclamo
Se comunicará por escrito la decisión, indicando: los hechos analizados; las actuaciones realizadas; la decisión adoptada; las razones jurídicas y técnicas; las acciones implementadas cuando corresponda; y los recursos o mecanismos adicionales procedentes. Se remitirá por el canal autorizado, garantizando la confidencialidad.
16.10. Supresión de Datos Personales
La Fundación evaluará la procedencia. No procederá cuando exista obligación legal, contractual, regulatoria o judicial de conservar la información (historias clínicas, registros contables, documentos laborales, soportes tributarios, etc.).
16.11. Revocatoria de la Autorización
La Fundación verificará el fundamento legal. No procederá cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o para la adecuada prestación de servicios previamente solicitados.
16.12. Conservación del Expediente
Se conservarán los documentos del trámite (solicitud, soportes, actuaciones y respuesta) conforme a la Política de Gestión Documental y los términos legales.
16.13. Presentación de Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Cuando el titular considere que su reclamo no fue atendido adecuadamente o se vulneraron sus derechos, podrá presentar queja ante la SIC, una vez agotado el trámite interno, conforme a la Ley 1581 de 2012.
16.14. Cuadro Resumen del Procedimiento
Recepción y radicación del reclamo — Área responsable de Protección de Datos — Día de recepción.
Verificación de requisitos — Responsable de Protección de Datos — Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Subsanación por el titular (si aplica) — Titular — Hasta dos (2) meses desde el requerimiento.
Registro del reclamo y anotación “Reclamo en trámite” — Responsable de Protección de Datos — Inmediato.
Análisis del reclamo — Área competente — Durante el trámite.
Respuesta al titular — Fundación — Máximo quince (15) días hábiles.
Prórroga excepcional — Fundación — Hasta ocho (8) días hábiles adicionales, informando previamente al titular.
Archivo del expediente — Gestión Documental — Al cierre del trámite.
16.15. Mejora Continua
La Fundación realizará seguimiento periódico a los reclamos para identificar causas recurrentes, implementar acciones preventivas y correctivas y fortalecer sus controles internos. Anexo relacionado: Anexo G — Formato para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares (PQR).
17.1. Compromiso Institucional
La Fundación implementará medidas técnicas, administrativas, físicas y organizacionales para proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la información, de acuerdo con la naturaleza de los datos y los riesgos asociados. Las medidas serán revisadas y actualizadas periódicamente.
17.2. Objetivos de Seguridad
Preservar la confidencialidad de la información.
Garantizar la integridad de los datos personales.
Mantener la disponibilidad para quienes estén autorizados.
Evitar pérdidas, alteraciones, destrucción o divulgación no autorizada.
Prevenir accesos indebidos a los sistemas de información.
Garantizar la continuidad de los procesos institucionales.
Cumplir las obligaciones legales en materia de protección de datos.
17.3. Clasificación de la Información
Información Pública: cuya divulgación no genera riesgos.
Información de Uso Interno: destinada al desarrollo de actividades institucionales, con acceso restringido.
Información Confidencial: protegida por la Ley 1581 de 2012, cuya divulgación no autorizada puede afectar los derechos del titular.
Información Altamente Confidencial: requiere el mayor nivel de protección, incluyendo historias clínicas y diagnósticos médicos conocidos incidentalmente (sin administración ni custodia por la Fundación); información psicológica y psiquiátrica; datos biométricos; información genética; datos de salud física y mental; creencias espirituales obtenidas en procesos terapéuticos; y cualquier otro dato sensible protegido por la ley. El acceso se limita al personal autorizado.
17.4. Medidas de Seguridad
Medidas Administrativas
Definición de roles y responsabilidades.
Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y contratistas.
Capacitación periódica en protección de datos.
Procedimientos internos para el tratamiento de la información.
Gestión de riesgos asociados al tratamiento.
Medidas Técnicas
Control de acceso mediante usuarios y contraseñas.
Gestión de perfiles y privilegios de acceso.
Copias de seguridad periódicas.
Protección contra software malicioso.
Actualización de sistemas informáticos.
Registro de accesos cuando técnicamente sea posible.
Cifrado o mecanismos equivalentes para información sensible durante su almacenamiento o transmisión, cuando resulte técnica y económicamente viable.
Medidas Físicas
Control de ingreso a las instalaciones.
Restricción de acceso a archivos físicos.
Protección de documentos impresos.
Protección de la información administrativa relacionada con los servicios de salud.
Sistemas de videovigilancia en las áreas autorizadas.
17.5. Control de Acceso
El acceso se otorgará únicamente a quienes lo requieran por sus funciones. Cada usuario será responsable del uso adecuado de sus credenciales y de mantener su reserva. La Fundación podrá suspender, modificar o revocar permisos cuando desaparezca la necesidad funcional o se evidencie incumplimiento.
17.6. Confidencialidad
Toda persona con acceso a datos personales estará obligada a guardar estricta confidencialidad, aun después de finalizada la relación.
17.7. Gestión de Incidentes de Seguridad
Se establecerán procedimientos para identificar, registrar, analizar y gestionar incidentes: acceso no autorizado; pérdida de información; robo de equipos; eliminación accidental; divulgación indebida; ataques informáticos; alteración no autorizada de registros; y uso indebido de credenciales. Cuando un incidente pueda afectar significativamente los derechos de los titulares, se adoptarán medidas para contener sus efectos, corregir sus causas y documentar las acciones.
17.8. Gestión de Riesgos
Se promoverá una gestión preventiva, identificando, evaluando y controlando amenazas, con revisiones periódicas de bases de datos, sistemas, procesos internos, accesos autorizados, contratos con encargados y medidas de seguridad.
17.9. Copias de Seguridad y Recuperación
Se realizarán copias con periodicidad acorde con la criticidad de los datos y mecanismos razonables de recuperación, protegidas mediante controles que impidan el acceso no autorizado.
17.10. Conservación y Eliminación Segura de la Información
Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario. Vencidos los términos y sin obligación legal de mantenerlos, se procederá a su eliminación o anonimización mediante procedimientos que reduzcan el riesgo de recuperación no autorizada.
17.11. Responsabilidad de los Colaboradores
Todos los colaboradores, contratistas, voluntarios y practicantes deberán cumplir la política y aplicar las medidas de seguridad. El incumplimiento podrá dar lugar a acciones disciplinarias, contractuales, civiles o legales.
17.12. Mejora Continua
La Fundación promoverá la mejora continua mediante la revisión periódica de procedimientos, la actualización de controles, la capacitación del personal y la adopción de nuevas medidas. Anexo relacionado: Anexo H — Inventario y Registro Interno de Bases de Datos Personales.
18.1. Generalidades
La Fundación podrá realizar la transferencia y/o transmisión de datos a terceros conforme a la legislación colombiana, adoptando medidas para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad y verificando que los terceros ofrezcan garantías suficientes.
18.2. Definiciones
Transferencia de datos personales: envío a un receptor en Colombia o en el exterior que actúa como Responsable del Tratamiento y decide de manera autónoma sobre el tratamiento.
Transmisión de datos personales: tratamiento realizado por un tercero que actúa como Encargado, por cuenta de la Fundación y siguiendo sus instrucciones, en virtud de un contrato u otro acto jurídico.
18.3. Transmisión Nacional de Datos
A terceros ubicados en Colombia cuando resulte necesario: prestadores de servicios tecnológicos; proveedores de software; almacenamiento en la nube; soporte tecnológico; mensajería; firmas de auditoría; asesores jurídicos y contables; revisores fiscales; proveedores de servicios administrativos; operadores de plataformas digitales; y custodia documental. Se suscribirán contratos de transmisión o cláusulas que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la SIC.
18.4. Transferencia Nacional de Datos
A otros Responsables ubicados en Colombia cuando exista autorización del titular o permiso legal, hacia: autoridades administrativas y judiciales; entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud; IPS; EPS; organismos de inspección, vigilancia y control; y entidades cooperantes o financiadoras, respetando los principios de finalidad y minimización.
18.5. Transferencia Internacional de Datos
Se verificará previamente que el tratamiento cumpla la legislación colombiana. Podrá realizarse cuando: el titular haya otorgado autorización expresa; sea necesaria para la ejecución de un contrato con el titular o en su interés; exista obligación legal; sea requerida por autoridades competentes; procedan las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; o el país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección o se implementen las garantías exigidas.
18.6. Transmisión Internacional de Datos
Podrá contratar servicios tecnológicos o administrativos con proveedores en el exterior: computación en la nube; correo electrónico institucional; videoconferencia; gestión documental; colaboración institucional; respaldo y recuperación; y plataformas de publicidad digital y mensajería como Meta Platforms, Inc. (Facebook, Instagram y WhatsApp). Cuando la Fundación contrate pauta en plataformas como Meta, dicha plataforma actuará como Encargada respecto de la información de interacción con los anuncios y, cuando aplique, de las audiencias personalizadas, sujeto a los términos del proveedor y a la legislación colombiana. Se verificará que el proveedor adopte medidas de seguridad adecuadas y se suscribirán los contratos de transmisión exigidos.
18.7. Garantías para la Transferencia y Transmisión
Se verificará, según corresponda: la legitimidad de la operación; la existencia de autorización cuando sea requerida; la finalidad; las medidas razonables de seguridad; la celebración de contratos o acuerdos de confidencialidad; el cumplimiento de las obligaciones legales del tercero; y la aplicación del principio de minimización.
18.8. Obligaciones de los Terceros Receptores
Tratar la información únicamente para las finalidades autorizadas; implementar medidas de seguridad; mantener la confidencialidad; abstenerse de usos distintos; permitir la verificación del cumplimiento; e informar oportunamente cualquier incidente.
18.9. Restricciones Especiales para Datos Sensibles
La transferencia o transmisión de datos sensibles (salud física, mental, psicológica, psiquiátrica, espiritual o historias clínicas) solo procederá con fundamento legal o autorización del titular y medidas reforzadas. Se observarán las disposiciones sobre historia clínica, secreto profesional y normas del sector salud.
18.10. Registro y Trazabilidad
La Fundación procurará mantener registros que identifiquen: el tercero receptor; la finalidad; la fecha; la base jurídica; y las medidas de seguridad implementadas.
18.11. Prohibiciones
No se realizarán transferencias o transmisiones que contravengan la legislación, vulneren los derechos de los titulares o excedan las finalidades autorizadas. No se compartirán datos sensibles sin fundamento legal, autorización válida o necesidad legítima.
18.12. Mejora Continua
Se revisarán periódicamente los contratos, procedimientos y controles. Anexo relacionado: Anexo K — Registro de Transferencias y Transmisiones de Datos Personales.
19.1. Principio General
La Fundación conservará los datos únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades, atender obligaciones legales, contractuales, regulatorias y administrativas, ejercer la defensa de sus derechos y garantizar la prestación de sus servicios. Desaparecida la finalidad y sin obligación legal de conservación, procederá a su supresión, anonimización o eliminación segura.
19.2. Criterios para la Conservación
La finalidad de la recolección.
La naturaleza de los datos personales.
Las obligaciones legales o regulatorias de conservación.
Los términos de prescripción de acciones judiciales, disciplinarias, fiscales o administrativas.
La normatividad especial aplicable al sector salud.
Las Tablas de Retención Documental (TRD) adoptadas por la Fundación.
Las necesidades de auditoría, control interno y gestión del riesgo.
19.3. Conservación de Datos Personales
Se conservarán en condiciones que garanticen su confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad, en medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro soporte adecuado.
19.4. Conservación de Datos Sensibles
Recibirán nivel reforzado de protección. En particular, respecto de estado de salud, diagnósticos, valoraciones psicológicas o psiquiátricas, salud mental, resultados de pruebas diagnósticas o toxicológicas, datos biométricos e información espiritual, el tratamiento se limitará a la finalidad que lo justifique. Cuando la información haga parte de una historia clínica cuya custodia corresponda a un profesional independiente, su conservación y reserva serán responsabilidad exclusiva de dicho profesional; la Fundación solo conservará la información administrativa necesaria.
19.5. Conservación de Historias Clínicas
La elaboración, administración, custodia, conservación, acceso, archivo y disposición final de las historias clínicas elaboradas por profesionales independientes serán responsabilidad exclusiva del profesional tratante, conforme a la normativa del sector salud (Ministerio de Salud y Protección Social, Archivo General de la Nación). La Fundación no administrará ni conservará historias clínicas como parte de sus archivos, salvo disposición legal o cambio en su modelo de operación. Conservará la información administrativa necesaria para la coordinación de los servicios, la gestión contractual, la facturación y el cumplimiento de obligaciones legales.
19.6. Conservación de Información Laboral, Contractual y Tributaria
Se conservará durante los términos previstos en la legislación laboral, comercial, tributaria, contable y archivística aplicable.
19.7. Supresión de Datos Personales
El titular podrá solicitar la supresión cuando el tratamiento no respete los principios y garantías o cuando hayan desaparecido las finalidades. La Fundación evaluará cada solicitud y procederá cuando resulte legalmente procedente.
19.8. Casos en los que No Procede la Supresión
Cuando exista obligación legal o contractual de conservar la información, en particular para: cumplir obligaciones legales o regulatorias; atender requerimientos de autoridades; cumplir obligaciones tributarias, laborales, contables o comerciales; atender procesos judiciales, administrativos o disciplinarios; ejercer la defensa de derechos de la Fundación; y cumplir obligaciones derivadas de contratos vigentes o terminados.
19.9. Eliminación Segura de la Información
Podrán emplearse: destrucción física controlada de documentos; trituración o disposición segura del papel; eliminación lógica de archivos electrónicos; sobrescritura segura de información digital; anonimización de bases de datos cuando resulte suficiente; y destrucción segura de dispositivos de almacenamiento al final de su vida útil.
19.10. Conservación de Evidencias
Podrán conservarse: autorizaciones otorgadas; registros de consultas y reclamos; evidencias de atención de solicitudes; registros de incidentes de seguridad; contratos de transmisión; registros de auditorías internas; y evidencias de capacitación.
19.11. Revisión Periódica
Se realizarán revisiones para verificar la vigencia de la información, actualizar datos, eliminar registros sin fundamento legal, identificar información duplicada o innecesaria y garantizar el principio de temporalidad.
19.12. Responsabilidad sobre la Conservación
Los responsables internos de cada base de datos garantizarán el cumplimiento de los períodos de conservación, las TRD y las políticas de gestión documental.
19.13. Mejora Continua
Se revisarán periódicamente los procedimientos de conservación, archivo, anonimización y eliminación. Anexo relacionado: Anexo L — Matriz de Conservación de Datos Personales.
La Fundación desarrolla programas relacionados con la promoción de la salud mental y la prestación de servicios de atención extramural a través de profesionales independientes debidamente habilitados para el ejercicio de la psicología y la psiquiatría.
La elaboración, diligenciamiento, administración, custodia, conservación, reserva, acceso y disposición de las historias clínicas corresponde exclusivamente al profesional de la salud responsable de la atención, quien deberá cumplir la normativa especial, incluyendo la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Ley 1751 de 2015 y demás disposiciones.
La Fundación no administra ni custodia historias clínicas como parte de sus procesos institucionales, salvo que en el futuro asuma dicha responsabilidad por cambios en su modelo operativo o por disposición legal.
No obstante, podrá tratar información administrativa relacionada con la prestación de los servicios (datos de identificación, contacto, programación de citas, contratación, gestión de convenios, seguimiento administrativo y demás información necesaria), respetando la confidencialidad y las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la presente Política. Anexo relacionado: Anexo M — Protocolo de relacionamiento con profesionales independientes en materia de protección de datos personales.
21.1. Generalidades
La Fundación podrá prestar servicios de atención extramural mediante actividades asistenciales, preventivas, promocionales, educativas, terapéuticas y de acompañamiento en salud mental, psicología, psiquiatría, bioética e inteligencia espiritual, realizadas fuera de sus instalaciones, incluyendo: atención domiciliaria; en instituciones educativas; en empresas u organizaciones; en centros comunitarios; jornadas de promoción y prevención; brigadas de salud mental; y atención en instituciones públicas o privadas. Cuando se preste a través de profesionales independientes, la elaboración, custodia, conservación y administración de las historias clínicas corresponderá al profesional tratante.
21.2. Tratamiento de Datos Personales durante la Atención Extramural
La Fundación podrá recolectar, almacenar, utilizar, actualizar, transmitir y, cuando corresponda, transferir los datos necesarios, respetando la Ley 1581 de 2012 y la presente Política. El tratamiento de datos sensibles se realizará solo con autorización del titular o fundamento legal. La Fundación tratará únicamente los datos necesarios; la información clínica contenida en las historias clínicas será responsabilidad del profesional que la elabore y custodie.
21.3. Medidas de Seguridad
Los profesionales deberán: verificar previamente la identidad del usuario; garantizar la privacidad durante la consulta; evitar conversaciones sobre información clínica frente a terceros no autorizados; utilizar los formatos, dispositivos y sistemas autorizados; mantener bajo su custodia la documentación clínica de su responsabilidad y proteger la información administrativa; y reportar inmediatamente cualquier pérdida, acceso no autorizado o incidente.
21.4. Dispositivos Electrónicos
Los dispositivos utilizados deberán contar con: acceso mediante usuario y contraseña o mecanismos equivalentes; bloqueo automático por inactividad; actualización periódica del software; protección contra programas maliciosos; y cifrado cuando resulte técnica y económicamente viable. Los profesionales independientes serán responsables de que la información clínica almacenada temporalmente cuente con las medidas de seguridad exigidas y sea incorporada oportunamente al archivo bajo su custodia.
21.5. Custodia de Documentos
Los profesionales garantizarán la adecuada custodia de los documentos físicos y evitarán su pérdida, deterioro, acceso no autorizado o reproducción indebida. Finalizada la actividad, los documentos administrativos se incorporarán a los archivos institucionales, mientras que la documentación clínica hará parte de la historia clínica administrada por el profesional.
21.6. Confidencialidad
La atención extramural se desarrollará en condiciones que preserven la intimidad del usuario. Cuando el lugar no permita garantizar la privacidad, el profesional evaluará reprogramar la atención o implementar medidas adicionales.
21.7. Acceso y Registro de la Información
La información administrativa se registrará en los sistemas institucionales cuando resulte necesario. La información clínica será registrada y conservada por el profesional responsable dentro de la historia clínica.
21.8. Responsabilidades de los Profesionales
Cumplir la presente Política; proteger la confidencialidad; elaborar, custodiar, conservar y administrar las historias clínicas conforme a la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017 y demás normas; custodiar documentos y dispositivos; reportar incidentes; utilizar exclusivamente canales institucionales; abstenerse de compartir información por medios no autorizados; y mantener separada la información administrativa de la clínica.
21.9. Seguimiento y Control
Las actividades de seguimiento estarán orientadas al cumplimiento de la política respecto de la información administrativa y no implicarán acceso al contenido de las historias clínicas, salvo autorización del titular o disposición legal.
21.10. Delimitación de Responsabilidades sobre la Historia Clínica
La elaboración, diligenciamiento, custodia, conservación, reserva y administración de las historias clínicas corresponde exclusivamente al profesional tratante, conforme a la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017, la Ley 1751 de 2015 y demás normas. La Fundación tratará únicamente la información administrativa necesaria, sin asumir funciones de custodio de la historia clínica, salvo cambio en su modelo operativo u obligación legal. Anexo relacionado: Anexo N — Protocolo para la Atención Extramural y la Protección de Datos Personales.
22.1. Generalidades
La Fundación podrá vincular profesionales independientes para la prestación de servicios de salud, salud mental, psicología, psiquiatría, trabajo social, acompañamiento espiritual, capacitación, consultoría u otras actividades. Cuando tengan acceso a datos personales o sensibles administrados por la Fundación, deberán cumplir la presente Política, la legislación sobre protección de datos y las normas de su profesión.
22.2. Deber de Confidencialidad
Deberán mantener estricta reserva sobre: datos de identificación de usuarios; información clínica; historias clínicas; diagnósticos; valoraciones psicológicas y psiquiátricas; información familiar y social; datos administrativos; información financiera cuando corresponda; y cualquier otro dato al que tengan acceso. La obligación permanecerá vigente aun después de finalizar la relación contractual.
22.3. Tratamiento de Datos Personales
Únicamente podrán tratar datos: para el cumplimiento de las actividades contratadas; siguiendo las instrucciones de la Fundación; dentro de las finalidades autorizadas por el titular; y observando los principios de la Ley 1581 de 2012. Queda prohibido usar la información para fines personales, comerciales, académicos o distintos a los autorizados.
22.4. Acceso a la Información
Se otorgará únicamente cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, aplicando el principio de mínimo privilegio. Los accesos podrán modificarse, restringirse o revocarse en cualquier momento.
22.5. Uso de Equipos y Sistemas
Deberán utilizar preferentemente los equipos, plataformas y sistemas autorizados. Cuando se autorice el uso de equipos propios, deberán implementar: autenticación mediante usuario y contraseña; actualización del software; protección contra programas maliciosos; bloqueo automático; y cifrado cuando resulte viable. No podrán almacenarse historias clínicas o bases de datos institucionales en dispositivos personales sin autorización expresa.
22.6. Intercambio de Información
Toda comunicación con datos personales deberá realizarse mediante canales institucionales autorizados. Deberán abstenerse de utilizar cuentas personales de correo, aplicaciones de mensajería o plataformas no autorizadas, salvo autorización institucional y medidas de seguridad adecuadas.
22.7. Conservación de la Información
No podrán conservar copias de historias clínicas, bases de datos u otra información una vez finalizada la prestación. Al terminar la relación deberán: devolver toda la información; entregar los documentos físicos; eliminar de forma segura las copias electrónicas no autorizadas; y certificar, cuando se solicite, la destrucción o devolución.
22.8. Reporte de Incidentes
Deberán informar inmediatamente cualquier incidente: pérdida de información; accesos no autorizados; robo o extravío de dispositivos; divulgación accidental; alteración de registros; ataques informáticos; y uso indebido de credenciales.
22.9. Obligaciones Contractuales
Los contratos incorporarán cláusulas sobre: protección de datos; confidencialidad; reserva profesional; seguridad de la información; tratamiento de datos sensibles; manejo de historias clínicas; reporte de incidentes; devolución o eliminación de información; y responsabilidad por incumplimiento.
22.10. Capacitación y Cumplimiento
La Fundación podrá suministrar lineamientos, capacitaciones o instrucciones, que los profesionales deberán conocer y cumplir como condición para el desarrollo de las actividades.
22.11. Auditoría y Verificación
La Fundación podrá verificar el cumplimiento mediante seguimiento, revisión documental, auditorías u otros mecanismos permitidos por la ley y el contrato.
22.12. Incumplimiento
El incumplimiento podrá dar lugar a la terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones civiles, administrativas, disciplinarias o penales. Anexo relacionado: Anexo O — Compromiso de Confidencialidad para Profesionales Independientes.
23.1. Finalidad
La Fundación podrá implementar sistemas de videovigilancia para proteger a las personas, los bienes, la infraestructura, la información y los activos, así como apoyar la seguridad física, la prevención de riesgos, el control de acceso, la investigación de incidentes y el cumplimiento de obligaciones legales. Las imágenes se tratarán exclusivamente para las finalidades autorizadas.
23.2. Alcance
Podrán operar en: áreas de acceso; recepción; zonas comunes; pasillos; parqueaderos; áreas administrativas; y demás espacios necesarios y proporcionales. En ningún caso se instalarán cámaras en baños, vestidores, consultorios durante la atención clínica (salvo obligación legal, finalidad asistencial justificada o consentimiento expreso), espacios de descanso del personal o cualquier lugar con expectativa razonable de privacidad.
23.3. Datos Personales Tratados
Imágenes; videos; fecha y hora de ingreso o permanencia; ubicación dentro de las instalaciones; y datos asociados al control de acceso. Cuando sea posible identificar personas, constituirán datos personales tratados conforme a la Ley 1581 de 2012.
23.4. Avisos Informativos
La Fundación informará la existencia de videovigilancia mediante avisos visibles que indicarán: que el lugar cuenta con videovigilancia; la identificación del Responsable; la finalidad general; los canales de contacto para el ejercicio de derechos; y la referencia a la Política.
23.5. Acceso a las Grabaciones
Tendrán carácter confidencial. Solo podrán acceder: el personal autorizado; las autoridades judiciales o administrativas competentes; el titular de las imágenes cuando proceda y sin afectar derechos de terceros; y demás personas autorizadas por la ley. Se llevarán controles internos sobre consultas, reproducciones o entregas cuando sea técnicamente posible.
23.6. Conservación de las Grabaciones
Se conservarán solo durante el tiempo necesario o mientras exista obligación legal o requerimiento de autoridad. Cumplido el término, se eliminarán o destruirán de manera segura, salvo que deban conservarse como soporte de investigaciones o procesos.
23.7. Medidas de Seguridad
Control de acceso mediante usuarios autorizados; contraseñas seguras; registro de accesos cuando sea posible; protección física de los equipos; copias de seguridad cuando resulten necesarias; y restricción de reproducción o exportación de videos.
23.8. Derechos de los Titulares
Las personas captadas podrán ejercer los derechos de la Ley 1581 de 2012 (conocer, actualizar, rectificar y solicitar prueba del tratamiento), sujeto a la protección de derechos de terceros y a las limitaciones legales.
23.9. Entrega de Grabaciones
Únicamente al titular cuando proceda; a las autoridades competentes mediante requerimiento formal; o en cumplimiento de obligación legal u orden judicial. Toda entrega quedará documentada indicando: fecha de la solicitud; solicitante; fundamento jurídico; información suministrada; y funcionario responsable.
23.10. Responsabilidades
El personal autorizado deberá: mantener la confidencialidad; utilizar las imágenes solo para las finalidades autorizadas; proteger los equipos y dispositivos; reportar incidentes; y cumplir la Política y las instrucciones.
23.11. Revisión y Auditoría
La Fundación podrá realizar revisiones para verificar el funcionamiento de los equipos, el cumplimiento normativo, la conservación de las grabaciones, el acceso autorizado y la eficacia de las medidas. Anexo relacionado: Anexo P — Protocolo para el Tratamiento de Datos Personales mediante Sistemas de Videovigilancia.
24.1. Página Web Institucional
La Fundación podrá disponer de un sitio web para divulgar información sobre sus programas, servicios, actividades, eventos, publicaciones y campañas. Los datos suministrados se tratarán conforme a la presente Política. Podrán recolectarse mediante: formularios de contacto; solicitudes de información; solicitudes de citas o atención; inscripción a eventos, cursos o capacitaciones; formularios para donaciones; formularios de voluntariado; formularios de empleo; encuestas de satisfacción; suscripción a boletines; y otros servicios del sitio web.
24.2. Finalidades del Tratamiento
Dar respuesta a solicitudes; gestionar citas o procesos de atención; enviar información sobre los servicios; gestionar programas académicos, comunitarios y sociales; administrar inscripciones; cumplir obligaciones legales y contractuales; mejorar la calidad del sitio web; elaborar estadísticas internas; atender PQR; y demás finalidades informadas al titular.
24.3. Cookies
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para: facilitar la navegación; recordar preferencias; mejorar la experiencia; analizar el comportamiento de navegación; obtener estadísticas de uso; y optimizar el funcionamiento. Las cookies no recolectarán información distinta a la autorizada o permitida por la ley. Cuando sea requerido, se solicitará el consentimiento antes de instalar cookies no estrictamente necesarias.
24.4. Administración de Cookies
Los usuarios podrán configurar sus navegadores para aceptar, rechazar o eliminar cookies. La desactivación de determinadas cookies podrá afectar el funcionamiento de algunos servicios. La Fundación podrá actualizar las tecnologías de gestión de cookies conforme a la evolución tecnológica y la normativa vigente.
24.5. Redes Sociales
La Fundación podrá mantener perfiles institucionales en: Facebook; Instagram; LinkedIn; YouTube; TikTok; X (antes Twitter); y otras plataformas futuras. Estos canales tendrán fines informativos, educativos, institucionales, científicos, académicos y de promoción de la salud mental y del bienestar integral.
24.6. Interacción con Usuarios
Los datos suministrados voluntariamente mediante comentarios, mensajes o formularios podrán tratarse para: atender solicitudes de información; responder consultas; gestionar solicitudes de servicios; invitar a eventos; gestionar campañas de prevención y promoción; mejorar la interacción con la comunidad; y cumplir obligaciones legales. La información publicada por los usuarios podrá estar sometida a las políticas de privacidad de cada plataforma.
24.7. Uso de Imágenes y Contenido Multimedia
Podrán publicarse fotografías, videos, grabaciones y material audiovisual, siempre que exista autorización cuando sea requerida. Tratándose de menores, la publicación requerirá la autorización de quienes ejerzan la patria potestad, representación legal o custodia, además del interés superior del menor. No se divulgarán imágenes o información clínica que permitan identificar a usuarios sin el cumplimiento de los requisitos legales.
24.8. Enlaces a Sitios de Terceros, Publicidad Digital y Generación de Contactos
El sitio web podrá contener enlaces a páginas de terceros; la Fundación no será responsable de sus políticas de privacidad. La Fundación podrá pautar anuncios en plataformas digitales, incluyendo Meta (Facebook e Instagram). Cuando el interesado haga clic en un anuncio y sea redirigido a un canal como WhatsApp, la Fundación pondrá a su disposición, desde el primer contacto, un aviso breve que lo remita a la presente Política y al Aviso de Privacidad. La Fundación no utilizará la interacción con anuncios relacionados con programas de salud mental o tratamiento de adicciones para inferir, clasificar o segmentar audiencias con base en su estado de salud, salvo fundamento legal o autorización. Los datos recolectados por este canal se tratarán conforme al Capítulo 11.8 y al Capítulo 18.
24.9. Servicios de Terceros
La Fundación podrá utilizar herramientas de terceros para la administración del sitio web, analítica, alojamiento, formularios, videoconferencias, correo institucional u otros servicios. Cuando tengan acceso a datos personales, se verificará el cumplimiento de la legislación y se adoptarán las medidas contractuales y de seguridad aplicables.
24.10. Seguridad de la Información
Se implementarán medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger la información recolectada mediante el sitio web y las redes sociales contra accesos no autorizados, alteración, divulgación, pérdida, destrucción y uso indebido.
24.11. Ejercicio de Derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos respecto de la información recolectada mediante el sitio web o las redes sociales, utilizando los canales oficiales.
24.12. Actualización Tecnológica
La Fundación podrá modificar el funcionamiento del sitio web, incorporar nuevas herramientas, implementar nuevos canales o actualizar los mecanismos de tratamiento. Cuando impliquen cambios sustanciales, se actualizará la Política. Anexo relacionado: Anexo Q — Política de Cookies y Medios Digitales.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL entra en vigor a partir del XX de julio de 2026, fecha de su aprobación por el Representante Legal, y permanecerá vigente mientras la Fundación realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales y hasta tanto sea modificada o sustituida por una nueva versión.
La Fundación podrá actualizar, modificar o complementar esta Política cuando:
Se presenten cambios en la legislación aplicable sobre protección de datos personales.
La Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente expida nuevas disposiciones o lineamientos.
Se implementen nuevos procesos, servicios, tecnologías o canales de recolección y tratamiento.
Se identifiquen oportunidades de mejora derivadas de auditorías, revisiones internas o gestión de riesgos.
Existan cambios en la estructura organizacional o en las actividades desarrolladas por la Fundación.
Toda modificación será aprobada por el Representante Legal o por la instancia que haga sus veces, será incorporada al control de versiones del documento y se divulgará a los titulares cuando la naturaleza de los cambios así lo requiera, a través de los medios institucionales disponibles.
Las bases de datos administradas por la Fundación serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, sanitarias y de archivo, así como para la defensa de los intereses de la Fundación, de conformidad con la legislación vigente y con la Matriz de Conservación de Datos Personales (Anexo L).
Cláusula de aprobación
Aprobó: Representante Legal — FUNDACIÓN FUNCIÓN FUTURO DEL SANCTI SPIRITU INTELIGENCIA ESPIRITUAL. Fecha de aprobación: XX de julio de 2026.